ENTREGA Y/O DISPOSICIÓN FINAL DE HISTORIAS
CLÍNICAS DE USUARIOS DE CAPRECOM

Al PAR CAPRECOM LIQUIDADO, conforme al Contrato de Fiducia No. 3-1-67672 suscrito el 24 de enero de 2017 entre CAPRECOM EN LIQUIDACIÓN y FIDUPREVISORA S.A, le corresponde la administración, conservación, custodia y transferencia de los archivos de la extinta CAPRECOM; conforme a la matriz de obligaciones contractuales elaborada para el seguimiento a la ejecución y cumplimiento del contrato de Fiducia el PAR debe: Realizar la entrega de las historias clínicas (MATRIZ DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES, numeral 7.2.5.1 ÁREA DE ENTREGA, literal b), y, diseñar, implementar y realizar el seguimiento a todas las actividades necesarias y conducentes a la disposición final del Fondo Documental Acumulado de la liquidada Caja de Previsión Social de Comunicaciones CAPRECOM EICE (MATRIZ DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES, numeral 7.2.5.2 ÁREA GESTIÓN DOCUMENTAL, literal a).

En cumplimiento de las obligaciones contractuales, y aplicando la normatividad vigente para el manejo, entrega y disposición de historias clínicas (conforme a las Resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017, y Sentencias T-303 y 343 de 2008), el PAR CAPRECOM LIQUIDADO realizará las actividades conducentes a la entrega y disposición final de las Historias Clínicas de usuarios (pacientes) atendidos por la extinta CAPRECOM.


REQUISITOS PARA SOLICITAR LA ENTREGA DE LA HISTORIA CLÍNICA

En consideración a que “La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley” (Literal a, Art. 1º Resolución 1995 de 1999, por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica).

El PAR CAPRECOM LIQUIDADO entregará la historia solicitada, basado en la buena fe del solicitante y excluyendo al PAR CAPRECOM LIQUIDADO de toda responsabilidad por omisión o falsedad en la información, así:

  • A). A los usuarios (pacientes) atendidos por CAPRECOM EPS/IPS. Para ello deberán enviar al PAR CAPRECOM LIQUIDADO (Cl. 67 #16-30 Bogotá D.C) los siguientes documentos:
    • Formulario de solicitud de entrega de historia clínica debidamente autenticado.
    • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del usuario (paciente).

  • C). En caso que el paciente haya fallecido o tenga discapacidad física o mental, se deberá enviar al PAR CAPRECOM LIQUIDADO (Cl. 67 #16-30 Bogotá D.C), los siguientes documentos:
    • Formulario de solicitud de entrega de historia clínica de paciente fallecido o en condición de discapacidad física o mental debidamente diligenciado.
    • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del solicitante.
    • Copia del registro civil (de nacimiento, matrimonio o declaración extrajuicio según el caso) con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.
    • Copia del registro civil de defunción, para demostrar que el paciente se encuentra fallecido y/o Copia del certificado médico que evidencie el estado de salud físico o mental del paciente.

  • B). A los padres, madres o representantes legales de menores de edad atendidos por CAPRECOM EPS/IPS. Para ello deberán enviar al PAR CAPRECOM LIQUIDADO (Cl. 67 #16-30 Bogotá D.C) los siguientes documentos:
    • Formulario de solicitud de entrega de la historia clínica de menores de edad diligenciado en la página web.
    • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del solicitante autorizado (representante legal).
    • Copia del documento de identificación del menor de edad o representado.
    • Copia del Registro Civil donde conste el parentesco o del documento en el que conste la representación legal.

La responsabilidad de la veracidad de la información, de las autorizaciones, poderes y demás documentos solicitados, así como el uso de la información contenida en la historia clínica, recaerá sobre el solicitante.

La entrega de la/s historia/s clínica/s se realizará por correo certificado, en aras de salvaguardar la confidencialidad y custodia de la historia, con pago a cargo del usuario previa verificación de la consignación.

FORMATO DE SOLICITUD DE ENTREGA DE HISTORIA/S CLINICA/S

Yo, identificado/a con Cédula de Ciudadanía No. expedida en atendido por instituciones de salud de CAPRECOM, solicito la entrega de las siguientes historias clínicas:









Autorizo enviar la/s historia/s clínica/s a la siguiente dirección:

Información de domicilio de solicitante:

Manifiesto que toda la información consignada es verídica, que acepto la normatividad vigente y que garantizo la custodia de la historia clínica entregada.



CONDICIONES PARA ENTREGA

- Una vez recibido el formulario autenticado con la solicitud de entrega de historias clínicas, el PAR CAPRECOM LIQUIDADO dispondrá de treinta (30) días hábiles para realizar las actividades de validación de solicitudes, búsqueda y alistamiento de las historias clínicas solicitadas, e informará al solicitante por correo electrónico el resultado.

- El PAR CAPRECOM LIQUIDADO únicamente entregará las historias clínicas que se encuentren en su custodia y con la entrega cesa la obligación de custodia.

- Conforme al Artículo 6 de la Resolución 839 de 2017, de no ser posible la entrega de la historia clínica al usuario o a su representante legal o apoderado, el PAR CAPRECOM LIQUIDADO levantará un acta con los datos de quienes no las recogieron y procederá a remitirla junto con las historias clínicas, a la Entidad Promotora de Salud a la que se encuentre afiliado el usuario. Copia del acta se remitirá a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia. Igualmente se remitirá copia de dicha acta a la entidad departamental o distrital de salud correspondiente, quien deberá conservarla en su archivo a fin de informar al usuario o a la autoridad competente, bajo la custodia de qué Entidad Promotora de Salud se encuentra la historia clínica. Las actas deberán ir acompañadas de un inventario documental, en los términos del artículo 7° del Acuerdo 042 de 2002 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

"Fiduprevisora S.A sociedad comercial, identificada con el NIT 860.525.148-5, con domicilio principal en la dirección Calle 72 # 10- 03, Bogotá, Colombia, en su calidad de agente liquidador, en virtud del Decreto 2519 de 2016 y la Resolución 839 de 2017, le informa que con el diligenciamiento del presente formulario se recolectarán datos personales de su titularidad exclusivamente con la finalidad de dejar constancia de la efectiva entrega de información personal de la cual usted es titular, correspondiente a su Historias clínica consolidada durante la prestación de servicios médicos por parte de CAPRECOM.

Usted como titular o persona habilitada, cuenta con los siguientes derechos: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento; Solicitar prueba de la autorización otorgada; Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales; Solicitar la supresión de los datos personales; Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo; Esta no precede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; Solicitara la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ordene la revocatoria de la autorización; y/o la supresión de los datos; Consultar de forma gratuita sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información.

Para Fiduprevisora es muy importante respetar y proteger su privacidad, por lo que si quiere conocer más acerca del tratamiento de sus datos personales o la forma de ejercer sus derechos como titular de información, podrá consultar la política de tratamiento de datos personales en la página www.fiduprevisora.com o contactar al encargado de la protección de datos personales de Fiduprevisora a través de las siguientes canales de contacto:


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